Een factuur corrigeren, annuleren of afboeken

Een concept: gewoon aanpassen

Een concept heeft nog geen nummer en staat niet in je administratie. Open het, pas aan wat nodig is, of verwijder het met Concept verwijderen. Er gaat geen factuurnummer verloren.

Een verstuurde factuur: annuleren met een creditfactuur

Zodra een factuur verstuurd is, heeft hij een nummer en staat hij in je administratie en je btw-aangifte. Volgens de wet mag je hem daarna niet meer wijzigen of verwijderen. Je corrigeert hem met een creditfactuur (creditnota): een factuur met een min-bedrag die de oorspronkelijke ongedaan maakt.

1. Open de factuur en kies Annuleren met creditnota.
2. Bevestig. De creditfactuur krijgt het volgende nummer in je reeks. Je omzet en btw gaan met hetzelfde bedrag omlaag, in het kwartaal van de datum van de creditfactuur. De oorspronkelijke factuur staat op Gecrediteerd.
3. Er wordt nog niets gemaild. Klik op Creditfactuur mailen, zodat je klant het weet: zijn administratie moet kloppen met de jouwe.

Maak daarna een nieuwe, juiste factuur. Met Dupliceren krijg je een concept met dezelfde klant en regels, zodat je alleen aanpast wat fout was.

Een creditfactuur maakt altijd de hele factuur ongedaan. Wil je minder rekenen, annuleer hem dan en stuur een nieuwe factuur voor het juiste bedrag.

Een klant die niet betaalt: afboeken

Herinneringen gestuurd, en de klant gaat echt niet meer betalen? Open de factuur en kies Afboeken (het geld is oninbaar).

• Wat nog openstond wordt een kostenpost (een oninbare vordering).
• Je krijgt de btw terug die je er al over betaald hebt. Die gaat van je btw-aangifte af in het kwartaal waarin je afboekt.
• De factuur kan daarna niet meer worden gewijzigd.

Een klant betaalde te veel

Is een betaling hoger dan de factuur, dan staat bij de factuur … te veel betaald. Je kunt:

• Gebruik het voor een andere openstaande factuur van dezelfde klant: kies de factuur en klik op Gebruik voor deze factuur, of
• Of betaal het terug: het geld terugmaken vanaf je bank. Zodra die betaling op de pagina Bank staat, klik je op Deze bankbetaling is de terugbetaling en kies je hem.