Een factuur maken en versturen

De factuur opstellen

1. Ga naar Facturen en klik op Nieuwe factuur.
2. Kies de Klant. Nieuwe klant? Die voeg je vanuit hetzelfde veld toe.
3. Controleer de Factuurdatum, de Betalingstermijn en de Valuta. Vul een Referentie / inkoopnummer in als je klant daarom vroeg.
4. Voeg je werk toe met Regel toevoegen: een omschrijving, aantal, prijs en btw-tarief.
5. Verkoop je goederen in plaats van diensten aan een klant in het buitenland? Vink dan Dit zijn goederen, geen diensten aan. Netto gebruikt dat voor de juiste btw-behandeling.

Kies daarna Opslaan als concept om later verder te gaan, of Opslaan en versturen.

Concept, uitgegeven, verzonden

• Een concept heeft nog geen nummer. Je kunt het aanpassen of verwijderen.
• Als je de factuur verstuurt, wordt hij uitgegeven: hij krijgt het volgende nummer in je reeks en wordt geboekt. Daarna kun je hem niet meer aanpassen of verwijderen. Zo wil de wet het: een uitgegeven factuur corrigeer je alleen met een creditnota.
• Het label toont Uitgegeven tot de e-mail echt verstuurd is, daarna Verzonden. Lukte het mailen niet, dan is de factuur toch uitgegeven en staat er Nog niet gemaild, zodat je het opnieuw kunt proberen.

Mist er in je bedrijfsgegevens iets dat wettelijk op een factuur moet, dan toont Netto Vul dit aan om te versturen met de velden die je meteen kunt invullen.

Versturen

In het verzendvenster zie je Aan, Onderwerp en een Persoonlijk bericht. Vink Stuur mij een kopie aan als je er een wilt. Klik op Nu versturen. Je klant krijgt de factuur als pdf, met een link naar een betaalpagina. Heb je Mollie gekoppeld, dan kan je klant daar online betalen met iDEAL of een kaart.

Antwoorden komen binnen op het adres onder Instellingen → Bedrijfsgegevens → E-mailadres voor facturen. Is dat leeg, dan wordt je inlogadres gebruikt.

Het uiterlijk aanpassen

Kies uit vier sjablonen (Klassiek, Modern, Netto en Brief) onder Instellingen → Facturen → Sjabloon aanpassen. Je logo stel je in onder Instellingen → Bedrijfsgegevens.

Een uitgegeven factuur corrigeren

Open de factuur en kies Annuleren met creditnota. De creditnota krijgt een eigen nummer en maakt de oorspronkelijke factuur ongedaan: je omzet en btw worden gecorrigeerd en de oorspronkelijke factuur staat als geannuleerd. Er wordt niets gemaild tot je de creditnota vanaf zijn eigen pagina verstuurt. Daarna maak je een nieuwe, juiste factuur. Meer hierover in Een factuur corrigeren, annuleren of afboeken.

Een klant herinneren

Vanaf 7 dagen voor de vervaldatum kun je bij een gemailde factuur Herinnering sturen kiezen. Betaalt de klant nog steeds niet, dan volgen een aanmaning en een laatste aanmaning. Je bevestigt elke stap voordat hij verstuurd wordt. Je kunt automatische herinneringen ook per klant aanzetten.

Een betaling registreren

Is je bank gekoppeld of upload je een afschrift, dan worden betalingen op de pagina Bank aan je facturen gekoppeld. Wil je een betaling met de hand vastleggen, open dan de factuur en klik op Betaling registreren. Kies daarna hoe er betaald is:

• Overboeking: koppel de bankregel.
• Contant: geboekt via je kasboek.
• Betaald, maar nog niet in mijn bankregels: een tijdelijke betaling die vervangen wordt zodra de bankregel binnenkomt. Deze optie staat standaard uit (Instellingen → Facturen → Betaald markeren zonder bewijs).

In de app kun je ook de assistent (Vraag Netto, rechtsboven) een factuur laten opstellen. Die vraagt altijd eerst of hij iets mag versturen.